Kurzfristige Absagen gehören zum Alltag vieler Coaches, Berater oder Dienstleister. Ob Krankheit, unvorhergesehene Ereignisse oder schlichtweg ein vergessenes Meeting – Absagen können nicht nur Ihre Zeitplanung, sondern auch Ihre Einnahmen beeinflussen. Doch wie gehen Sie professionell und effektiv mit solchen Situationen um, ohne das Verhältnis zu Ihren Kunden zu belasten? In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie Sie kurzfristige Absagen regeln und absichern können.
Inhalt
- Klare Regeln im Voraus festlegen
- Mit einem Reminder-System arbeiten
- Flexibilität zeigen – aber Grenzen setzen
- Finanzielle Absicherung durch Stornogebühren
- Alternative Nutzung der freigewordenen Zeit
- Kommunikation bei Absagen
- Präventive Maßnahmen einführen
- Wann ist es Zeit, Grenzen zu ziehen?
- Fazit
Klare Regeln im Voraus festlegen
Der beste Weg, um kurzfristige Absagen zu managen, beginnt bereits vor der ersten Sitzung: Transparenz durch klare Vereinbarungen im Vertrag.
- Stornierungsfristen definieren: Legen Sie fest, bis wann ein Termin kostenlos abgesagt werden kann (z. B. 24 oder 48 Stunden im Voraus).
- Stornogebühren einführen: Bestimmen Sie einen Prozentsatz oder einen festen Betrag, der bei kurzfristigen Absagen anfällt.
- Umbuchungsoptionen anbieten: Um die Kundenbeziehung positiv zu gestalten, sollten Sie die Möglichkeit für einen Ersatztermin innerhalb eines bestimmten Zeitraums anbieten.
Ein klarer Coaching-Vertrag sorgt dafür, dass beide Seiten die Spielregeln kennen, und reduziert spätere Diskussionen.
Mit einem Reminder-System arbeiten
Vergessene Termine sind oft der Grund für kurzfristige Absagen. Ein Reminder-System hilft, dieses Problem zu vermeiden:
- Automatisierte Erinnerungen: Nutzen Sie digitale Tools oder Plattformen, die automatische Erinnerungen per E-Mail oder SMS an Ihre Kunden senden.
- Persönliche Kontaktaufnahme: Für wichtige oder langfristig geplante Sitzungen können Sie Ihre Kunden persönlich kontaktieren, um an den Termin zu erinnern.
Solche Systeme vermitteln Professionalität und verringern die Wahrscheinlichkeit von Ausfällen erheblich.
Flexibilität zeigen – aber Grenzen setzen
Flexibilität kann dazu beitragen, eine langfristige Kundenbeziehung aufzubauen. Allerdings sollten Sie darauf achten, dass diese nicht ausgenutzt wird:
- Einmalige Kulanzregelungen: Bieten Sie bei ersten kurzfristigen Absagen eine kostenfreie Umbuchung an, um ein positives Signal zu setzen.
- Klare Kommunikation: Erklären Sie Ihren Kunden, warum kurzfristige Absagen problematisch sind – etwa wegen der eingeplanten Zeit oder entgangener Einnahmen.
- Wiederholte Absagen: Wenn ein Kunde regelmäßig kurzfristig absagt, ist ein Gespräch erforderlich, um die Ernsthaftigkeit der Zusammenarbeit zu klären.
Finanzielle Absicherung durch Stornogebühren
Stornogebühren sind nicht nur ein wirksames Mittel, um Einnahmeverluste zu minimieren, sondern fördern auch das Verantwortungsbewusstsein der Kunden. Beispiele:
- 50 % des Honorars bei Absagen innerhalb von 24 Stunden.
- 100 % des Honorars bei Nichterscheinen ohne vorherige Absage.
Diese Gebühren sollten in Ihrem Vertrag klar definiert sein, um rechtlich abgesichert zu sein.
Schützen Sie Ihre Zeit und Ihr Einkommen mit klaren Absageregeln! Kurzfristige Absagen können Ihre Planung und Ihr Einkommen beeinträchtigen. Mit rechtssicheren Vereinbarungen sichern Sie sich ab und schaffen Klarheit für Ihre Klienten. Lassen Sie sich von einem Experten beraten und gestalten Sie Ihren Vertrag professionell!
Alternative Nutzung der freigewordenen Zeit
Wenn Sie kurzfristig abgesagt werden, nutzen Sie die freigewordene Zeit effektiv:
- Selbstreflexion: Arbeiten Sie an Ihrer eigenen Weiterentwicklung oder planen Sie zukünftige Sitzungen.
- Marketing: Nutzen Sie die Zeit, um Social-Media-Beiträge zu erstellen oder E-Mails an potenzielle Kunden zu schreiben.
Kundenbindung: Schreiben Sie bestehenden Kunden eine freundliche Nachricht oder bieten Sie kurzfristig freien Platz für andere Klienten an.
Kommunikation bei Absagen
Der Ton macht die Musik. Auch wenn kurzfristige Absagen ärgerlich sind, bleiben Sie professionell:
- Verständnis zeigen: Hören Sie Ihrem Kunden zu und zeigen Sie, dass Sie die Gründe nachvollziehen können.
- Konsequenzen aufzeigen: Informieren Sie freundlich, aber bestimmt über die Regelung im Vertrag.
Lösungsorientiert bleiben: Bieten Sie alternative Termine an, falls dies möglich ist.
Präventive Maßnahmen einführen
Reduzieren Sie die Wahrscheinlichkeit von Absagen, indem Sie präventiv handeln:
- Verbindlichkeit schaffen: Vereinbaren Sie Termine mit klarer Zielsetzung und machen Sie deren Wichtigkeit deutlich.
- Anzahl der Sitzungen vorab festlegen: Ein langfristiger Plan fördert das Engagement des Kunden.
- Flexibilität in der Terminwahl: Lassen Sie Ihren Kunden Spielraum, um Termine passend zu ihren Zeitplänen zu buchen.
Wann ist es Zeit, Grenzen zu ziehen?
Es gibt Kunden, bei denen auch die besten Regelungen nicht greifen. In solchen Fällen sollten Sie sich fragen:
- Ist die Zusammenarbeit noch sinnvoll?
- Belastet das Verhalten des Kunden Ihre Arbeit oder andere Klienten?
Wenn wiederholte Absagen und fehlendes Engagement die Regel sind, kann es sinnvoll sein, die Zusammenarbeit zu beenden.
Darius Dubiel – Insolvenzberater und Wirtschaftsanwalt für Krisenmanagement hilft Unternehmen in existenzbedrohenden Krisen nicht nur zu überleben, sondern wieder erfolgreich zu werden.
Fazit
Kurzfristige Absagen gehören zum Alltag, doch mit klaren Regeln, professioneller Kommunikation und präventiven Maßnahmen können Sie diese effektiv managen. Wichtig ist, dass Ihre Kunden die Konsequenzen ihrer Absagen verstehen und dennoch das Gefühl haben, fair behandelt zu werden. Ein gut gestalteter Coaching-Vertrag, wie ihn Darius Dubiel von clience.legal anbietet, ist der Schlüssel zu einer rechtlich abgesicherten und transparenten Zusammenarbeit. So können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren: den Erfolg Ihrer Klienten
